Voimaantulopäivä: Lokakuu 22, 2018
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata niitä periaatteita, joiden mukaan keräämme ja käsittelemme henkilötietoja palveluidemme tarjoamiseen liittyen. Tämä pitää sisällään myös verkkopohjaisen Livion Key, RoomRobot, Key Detector -palvelun käytön ja siihen liittyvän henkilötietojen käsittelyn. Henkilötietoa on esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja valokuva sekä muu sellainen tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön.Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän tietosuojaselosteeseen huolellisesti.
Toimimme usein asiakassuhteissa myös henkilötietojen käsittelijän roolissa asiakkainamme oleville rekisterinpitäjille. Olemme henkilötietojen käsittelijänä esimerkiksi Livion Key, RoomRobot, Key Detector -palvelussa, kun palvelun käyttäjä syöttää ja tallentaa palveluun muita kuin itseään koskevia henkilötietoja. Tämän osalta käsittelemme henkilötietoja sopimusten perusteella vain kunkin nimenomaisen asiakkaan hyväksi ja lukuun. Tällaisen henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä on käyttäjäasiakas, joten henkilötietojen käsittelyn periaatteet tässä tapauksessa kuvattu käyttäjäasiakkaidemme omissa tietosuojaselosteissa.
Rekisterinpitäjä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on (jäljempänä myös “Livion” tai “me”):
Business ID: 2417101-5
PL 10
67101 Kokkola
FINLAND
Email: asko.lamminen@livion.fi
Tel: +358 400 919351
https://livion.fi
https://livionkey.com
Mikäli sinulla on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä tai pyyntöjä, voit ottaa meihin yhteyttä yllä olevia yhteystietoja käyttäen.
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaitamme, henkilöstöämme (ml. potentiaaliset asiakkaat ja työnhakijat) ja osakkeenomistajia koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:
Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus meidän ja asiakkaamme välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja oikeutettu etumme.
Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus meidän ja Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -asiakkaan välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja oikeutettu etumme.
Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme ja osin henkilön antama suostumus.
Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme.
Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeutettu etumme.
Näiden osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen (työsopimus) sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän tai työnhakijan antama suostumus.
Käsittelemme pääasiassa asiakkaita ja työntekijöitä (ml. potentiaaliset asiakkaat ja työnhakijat) sekä osakkeenomistajia koskevia henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.
Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Saatamme kerätä tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics -palvelulla tai muiden vastaavien analytiikkapalvelujen avulla.
Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä.
Uusasiakashankinnassa potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja saadaan myös tapahtumista, seminaareista ja prospektoimalla asiakkaita esimerkiksi yritysten kotisivuilta, Linkediniä tai myyntiliidipalveluja käyttämällä. Lisäksi saatamme saada jotain tietoa julkisista tai muista ulkopuolisista lähteistä tai rekistereistä.
Työnhakijoihin ja työntekijäehdokkaisiin liittyen saamme henkilötietoja työnhakijöiden osalta pääasiassa henkilöltä itseltään ja hänen suostumuksellaan myös muista lähteistä (kuten LinkedIn, referenssit ja mahdolliset henkilö- ja soveltuvuustestit). Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja suostumuksella muista lähteistä. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana.
Henkilöstöön liittyen tietoja saatetaan saada myös verottajalta, työeläkeyhtiöltä ja vakuutusyhtiöltä.
Livion Key, RoomRobot ja Key Detector palveluihin liittyvät käyttötiedot kerätään palvelun käytöstä.
Henkilötietoja käsittelee palveluksessamme oleva henkilöstö tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin työtehtäviä suorittaessaan. Pääsyä tietoihin saatetaan rajata myös asiakas- tai projektikohtaisesti. Henkilöstöasioissa pääsyä tietoihin on rajattu asiakastietoja enemmän.
Saatamme luovuttaa henkilötietoja myös alihankkijoillemme ja palveluntarjoajillemme, joille olemme joltain osin ulkoistaneet henkilötietojen tallentamista tai käsittelyä (esim. pilvitallennuspalvelut; sähköpostimarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteuttamisen pilvipalvelut; taloushallinto, laskutus, ja maksupalvelut). Tällaiset palveluntarjoajat toimivat sopimussuhteessa meihin, eikä heillä yleensä ole oikeutta käyttää tietoja muihin tarkoituksiin kuin meidän hyväksi. Livion Key, RoomRobot ja Key Detector palveluissa henkilötietoja käsittelee ainoastaan meidän henkilökunta.
Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen (esim. osaamistietojen toimittaminen asiakkaalle). Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.
Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, erityisesti siitä syystä että tietoja tallennetaan ja käsitellään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja jotkut tiedon tallennukseen ja käsittelyyn käyttämämme palveluntarjoajat saattavat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa (esim. Google Cloud). Varmistamme kuitenkin aina, että henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämiä riittäviä suojakeinoja käyttäen. Ensisijaisia vaihtoehtoja ovat (1) siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, (2) tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat), tai (3) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.
Livion Key, RoomRobot ja Key Detector palveluissa henkilötiedot sijaitsee EU:n alueella.
Erityisesti verkkopohjaiseen Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palveluun liittyen Livion saattaa toimia myös rekisterinpitäjinä olevien asiakkaidensa henkilötietojen käsittelijänä silloin, kun käyttäjä tallentaa ja hallinnoi muita kuin itseään koskevia henkilötietoja Livion Key -palvelussa. Tällaisen tiedon rekisterinpitäjä on palvelun käyttäjä, joka vastaa myös siitä että henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjiin sovellettavien velvoitteiden mukaisesti. Livion käsittelee tällaisessa tilanteessa henkilötietoja yksinomaan kyseisen asiakkaan hyväksi ja ohjeiden mukaisesti, palvelusopimusta ja siihen sisältyviä tietosuojaehtoja noudattaen.
Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta). Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tai poistaa vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.
Livion Key -käyttäjien tietoja säilytetään niin kauan, kuin palvelun käyttösopimus on voimassa. Tiedot poistetaan pääsääntöisesti viimeistään 1 vuoden kuluessa sopimuksen päättymisestä. Teknisisistä syistä johtuen tietoa saatetaan kuitenkin jossain määrin ja rajatun ajan tallentaa varmuuskopioissamme.
Livion Key, RoomRobot ja Key Detector palveluihin liittyvät käyttö- ja tapahtumatiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään 1 vuoden kuluessa tapahtuman syntymisestä.
Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä käytä tai luovuta tietoja muutoin kuin mitä tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.
Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista varsinkin potentiaalisten asiakkaiden ja työnhakijoiden osalta. Puutteelliset tiedot voivat kuitenkin vaikuttaa siihen, miten voimme käsitellä työhakemusta tai potentiaalisen asiakkaan yhteydenottoa.
Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten täyttämiseksi joltain osin pakollista asiakassuhteessa, jotta pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme täyttämään sopimusvelvoitteemme ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät. Tietojen antaminen on joltain osin pakollista Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -käyttäjien osalta, sillä palvelun käyttö edellyttää rekisteröintiä, henkilökohtaisten tunnusten luomista ja käyttäjän tunnistamista.
Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme.
Käyttäjätietojen hallinnointi (Livion Key, RoomRobot ja Key Detector) Livion Key -käyttäjät voivat kirjautua palveluun ja joiltain osin tarkastella sekä päivittää tai muuttaa omia tietojaan.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.
Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen. Meidän tulee samalla käyttää kohtuulliset keinot henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Käytämme evästeitä muun muassa palveluidemme toimittamiseksi, sivustomme käytön analysoimiseksi, sisältöjen ja mainonnan tuottamiseksi ja kohdentamiseksi sekä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi.
Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle tai tietokoneelle verkkosivustolla vierailtaessa. Kun käyt sivustollamme uudestaan, evästeet tunnistetaan lähettämällä ne takaisin verkkosivuillemme tai jollekin toiselle käyttämällemme palveluntarjoajalle. Evästeiden avulla voimme esimerkiksi tunnistaa käyttäjän päätelaitteen kun tämä palaa verkkosivustolle ja mukauttaa sisältöjä taikka mainontaa, analysoida sivuston käyttöä, muistaa kiinnostuksesi kohteet ja tekemäsi valinnat sekä muutoinkin parantaa verkkosivustoamme koskevaa käyttökokemusta.
Evästeisiin sisältyy yleensä tietoja, joista ei ole mahdollista tunnistaa tiettyä henkilöä tai verkkosivuston käyttäjää. Jos olet kuitenkin rekisteröitynyt verkkosivuston käyttäjä ja markkinoinnin automaation ohjelmisto tunnistaa sinut käyttäjänä taikka meillä on muuten sinua koskevia henkilötietoja, evästeiden avulla kerätty tieto saattaa olla mahdollista yhdistää tällaisiin tietoihin.
Evästeitä hallitaan verkkoselaimen asetuksissa ja suuri osa verkkoselaimista sallii evästeet asetuksissaan. Verkkoselaimen asetuksissa voit kieltää evästeiden käytön taikka tyhjentää tai poistaa evästeet selaimesta aika ajoin. Tyhjentämällä evästeet aika ajoin vaikutat tunnisteeseen, jonka mukaan laitteesi käytöstä muodostuu profiili. Evästeasetuksia voi muuttaa yleensä selaimen Asetukset-valikossa taikka muokkaamalla selainasetukset ns. “yksityinen selaus” -tilaan, jolloin selain ei lainkaan tallenna evästeitä verkkosivuilla vierailtaessa. Huomaa kuitenkin, että evästeasetusten muuttaminen saattaa vaikuttaa verkkosivuston toimivuuteen tai rajoittaaa sitä, oli kyse meidän tai jonkun muun verkkosivustosta.
Saatamme myös luovuttaa evästeiden keräämiä tietoja kolmansille osapuolille tässä evästekäytännössä ja tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.
Käytämme sivustolla kolmansien osapuolten evästeitä erityisesti sivustomme käytön analysoimiseksi, seuraamiseksi ja kehittämiseksi sekä mainonnan, markkinoinnin ja sisältöjen kohdentamiseksi ja näyttämiseksi meidän tai kolmansien osapuolten palveluissa.
Sivustollamme voi olla myös muiden yhteisöpalvelujen upotuksia tai seurantakoodeja, kuten Youtube, Google Analytics ja Facebook, joiden osalta kyseinen palveluntarjoaja saattaa kerätä ja käyttää evästeitä myös muihin omiin tarkoituksiinsa. Sivustollamme voi olla myös sosiaalisten medioiden jaa- tai tykkää-toimintoja.
Keskeisiä verkkosivustomme käyttöön liittyviä kolmansia osapuolia, jotka saattavat tallentaa evästeitä päätelaitteellesi voivat olla muun muassa Google Analytics, Facebook ja Youtube sekä muut vastaavat palveluntarjoajat tai mainosverkostot. Osa kyseisistä palveluntarjoajista saattaa tallentaa tietoa tai sijaita EU:n ulkopuolella. Lisätietoja näiden palveluntarjoajien eväste- ja tietosuojakäytännöistä on saatavilla kyseisten palveluiden tietosuojaselosteista. Emme vastaa näiden palveluiden eväste- ja muiden tietojen käsittelystä.
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.