Rekisterinpitäjä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on (jäljempänä myös “Livion” tai “me”):

Livion Oy

Business ID: 2417101-5 PL 10 67101 Kokkola FINLAND Email: asko.lamminen@livion.fi Tel: +358 400 919351 https://livion.fi https://livionkey.com

Mikäli sinulla on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä tai pyyntöjä, voit ottaa meihin yhteyttä yllä olevia yhteystietoja käyttäen.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaitamme, henkilöstöämme (ml. potentiaaliset asiakkaat ja työnhakijat) ja osakkeenomistajia koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus meidän ja asiakkaamme välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja oikeutettu etumme.

• Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja palveluidemme tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sekä sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanemiseksi.

• Tämä pitää sisällään muun muassa normaalin asiakashallinnan ja -yhteydenpidon, projektien toteuttamisen, laskutuksen, perinnän, takuuasiat ja palautteiden käsittelyn.

• Voimme käsitellä myös prospektointimielessä potentiaalisina pitämiämme asiakkaita.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus meidän ja Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -asiakkaan välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja oikeutettu etumme.

• Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palvelujen tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sopimuksen tehneille asiakkaille ja käyttäjille. Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palvelujen käyttö edellyttää käyttösopimuksen tekoa ja rekisteröintiä, henkilökohtaisten käyttäjätunnusten luomista ja käyttäjän tunnistautumista palvelua käytettäessä.

• Käsittelemme Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palveluihin liittyen henkilötietoja myös tuki- ja yhteydenottopyyntöjen yhteydessä.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme ja osin henkilön antama suostumus.

• Saatamme käsitellä henkilötietoja myös asiakasviestintään ja ilmoitusten tekemiseksi asiakkaillemme palveluitamme koskien.

• Voimme myös toteuttaa asiakastyytyväisyyskyselyitä, markkinatutkimuksia tai muita vastaavia kyselyitä.

• Käsittelemme henkilötietoja myös suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi, mainonnan ja sisältöjen personoimiseksi ja asiakas- tai käyttäjäsegmenttien muodostamiseksi.

• Oikeutetun etumme perusteella voimme itse myös lähettää sinulle sähköpostimarkkinointia. Saatamme myös rajatuissa tilanteissa toteuttaa sähköistä suoramarkkinointia etukäteisen suostumuksesi perusteella, näin teemme joka tapauksessa sovellettavan lain sitä edellyttäessä. Antamasi suostumuksen voit kuitenkin peruuttaa milloin tahansa. Vaikka markkinointi ei edellyttäisi suostumusta, voit aina kuitenkin kieltää sinuun kohdistuvan suoramarkkinoinnin.

• Saatamme käyttää markkinoinnin ja asiakasviestinnän toteuttamisessa myös kolmansien osapuolten palveluja.

• Asiakastestimoniaaleja tai -tarinoita saatamme julkaista antamasi suostumuksen perusteella.

Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme.

• Pyrimme jatkuvasti kehittämään palveluitamme. Tämä edellyttää palveluidemme käytön analysointia ja seuraamista. Tämä koskee erityisesti Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palvelua.

• Käsittelemme tietoa myös palvelun laadun parantamiseksi, teknisten ongelmien diagnosoimiseksi ja ratkaisemiseksi sekä tietoturvan varmistamiseksi.

• Saatamme käyttää myös kolmansien osapuolten palveluja palvelun käytön analysoimisessa ja seuraamisessa. Esim . Analysointi ja ohjelmistotyökaluja, ei ihmisiä.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeutettu etumme.

• Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki), oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi tai sellaisten laatimiseksi, petosten estämiseksi ja selvittämiseksi taikka tuomioistuimen tai viranomaisen sitä edellyttäessä.

Näiden osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen (työsopimus) sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän tai työnhakijan antama suostumus.

• Käsittelemme henkilötietoja myös työnhaku- tai rekrytointitilanteissa ja normaalien henkilöstöhallinnollisten tehtävien hoitamiseksi. Tällaisia tehtäviä ovat muun muassa työsopimusvelvoitteiden täyttäminen, palkanmaksu, verotusasiat sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

• Rekrytoinneissa käsittelemme henkilötietoja pääasiassa sopimuksen valmistelemiseksi ja työnhakijan tai työntekijäehdokkaan suostumuksen perusteella.

• Työnhakijan antaman suostumuksen perusteella saamme ja käsittelemme myös työnhakijoihin liittyviä muilta kuin työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja (esim. referenssit).

Käsittelemme pääasiassa asiakkaita ja työntekijöitä (ml. potentiaaliset asiakkaat ja työnhakijat) sekä osakkeenomistajia koskevia henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

• yhteyshenkilön tai käyttäjän (Livion Key, RoomRobot, Key Detector) nimi ja yhteystiedot sekä käyttäjätunnukset (Livion Key, RoomRobot, Key Detector);

• asema yrityksessä;

• tehdyt sopimukset;

• tarjoukset sekä käydyt sähköpostikeskustelut ja yhteydenpito;

• tuki- ja yhteydenottopyyntöjen yhteydessä annetut tiedot;

• laskutusta varten tarvittavat tiedot; ja

• markkinoinnin suostumukset ja/tai kiellot.

• nimi ja yhteystiedot;

• asema yrityksessä;

• koulutus;

• osaaminen;

• työhistoria;

• palkanmaksuun ja verotusta varten tarvittavat tiedot; ja

• tehdyt projektit.

• nimi ja yhteystiedot;

• osaaminen;

• ansioluettelo ja hakemus

• resume and application.

• nimi ja yhteystiedot;

• omistusosuudet.

• palvelun käyttäjä (nimi ja yhteystiedot) ja käyttäjätunnus;

• käyttäjän syöttämät tiedot;

• mahdolliset kameran ottamat kuvat;

• toimintolokit;

• anonymisoidut käyttötilastot;

• palvelun käyttäjä (nimi ja yhteystiedot) ja käyttäjätunnus;

• avaimien tunniste ID (esim. avaimen tunnusnumero);

• käyttäjän syöttämät tiedot;

• wifi verkon tiedot;

• lämpötila, kosteus ja hiilidioksidi arvot;

• liiketunnistus (onko liikettä vai ei);

• avaimien tunnistus ovatko avaimet huoneessa vai eivät (n.10-15m säteellä);

• paljonko tietoliikenne dataa on käytetty;

• anonymisoidut käyttötilastot;

Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Saatamme kerätä tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics -palvelulla tai muiden vastaavien analytiikkapalvelujen avulla. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä. Uusasiakashankinnassa potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja saadaan myös tapahtumista, seminaareista ja prospektoimalla asiakkaita esimerkiksi yritysten kotisivuilta, Linkediniä tai myyntiliidipalveluja käyttämällä. Lisäksi saatamme saada jotain tietoa julkisista tai muista ulkopuolisista lähteistä tai rekistereistä.

Työnhakijoihin ja työntekijäehdokkaisiin liittyen saamme henkilötietoja työnhakijöiden osalta pääasiassa henkilöltä itseltään ja hänen suostumuksellaan myös muista lähteistä (kuten LinkedIn, referenssit ja mahdolliset henkilö- ja soveltuvuustestit). Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja suostumuksella muista lähteistä. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana. Henkilöstöön liittyen tietoja saatetaan saada myös verottajalta, työeläkeyhtiöltä ja vakuutusyhtiöltä.

Livion Key, RoomRobot ja Key Detector palveluihin liittyvät käyttötiedot kerätään palvelun käytöstä.

Henkilötietoja käsittelee palveluksessamme oleva henkilöstö tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin työtehtäviä suorittaessaan. Pääsyä tietoihin saatetaan rajata myös asiakas- tai projektikohtaisesti. Henkilöstöasioissa pääsyä tietoihin on rajattu asiakastietoja enemmän. Saatamme luovuttaa henkilötietoja myös alihankkijoillemme ja palveluntarjoajillemme, joille olemme joltain osin ulkoistaneet henkilötietojen tallentamista tai käsittelyä (esim. pilvitallennuspalvelut; sähköpostimarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteuttamisen pilvipalvelut; taloushallinto, laskutus, ja maksupalvelut). Tällaiset palveluntarjoajat toimivat sopimussuhteessa meihin, eikä heillä yleensä ole oikeutta käyttää tietoja muihin tarkoituksiin kuin meidän hyväksi. Livion Key, RoomRobot ja Key Detector palveluissa henkilötietoja käsittelee ainoastaan meidän henkilökunta. Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen (esim. osaamistietojen toimittaminen asiakkaalle). Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, erityisesti siitä syystä että tietoja tallennetaan ja käsitellään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja jotkut tiedon tallennukseen ja käsittelyyn käyttämämme palveluntarjoajat saattavat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa (esim. Google Cloud). Varmistamme kuitenkin aina, että henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämiä riittäviä suojakeinoja käyttäen. Ensisijaisia vaihtoehtoja ovat (1) siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, (2) tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat), tai (3) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen. Livion Key, RoomRobot ja Key Detector palveluissa henkilötiedot sijaitsee EU:n alueella.

Toimimme usein asiakassuhteissa myös henkilötietojen käsittelijän roolissa asiakkainamme oleville rekisterinpitäjille. Olemme henkilötietojen käsittelijänä esimerkiksi Livion Key, RoomRobot, Key Detector -palvelussa, kun palvelun käyttäjä syöttää ja tallentaa palveluun muita kuin itseään koskevia henkilötietoja. Tämän osalta käsittelemme henkilötietoja sopimusten perusteella vain kunkin nimenomaisen asiakkaan hyväksi ja lukuun. Tällaisen henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä on käyttäjäasiakas, joten henkilötietojen käsittelyn periaatteet tässä tapauksessa kuvattu käyttäjäasiakkaidemme omissa tietosuojaselosteissa.

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta). Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tai poistaa vanhentuneita tai virheellisiä tietoja. Livion Key -käyttäjien tietoja säilytetään niin kauan, kuin palvelun käyttösopimus on voimassa. Tiedot poistetaan pääsääntöisesti viimeistään 1 vuoden kuluessa sopimuksen päättymisestä. Teknisisistä syistä johtuen tietoa saatetaan kuitenkin jossain määrin ja rajatun ajan tallentaa varmuuskopioissamme.

Livion Key, RoomRobot ja Key Detector service related usage- and event data is deleted or anonymised at the latest 1 year after data has been gathered.

Personal data is stored primarily in electronic form and it is secured in accordance with general industry standards and practices. We consider and keep personal data confidential. Access to personal data is also protected with user-specific logins, passwords and user rights. Our premises are also safe and secure.

It is not mandatory for potential customers and job applicants to give us personal data, but then again if we do not receive sufficient information we may not be able to process their request or job application. When making contracts, we need certain minimum data to conclude an agreement and for fulfilling contractual obligations. Livion Key, RoomRobot and Key Detector users need to provide us with certain minimum data, as the use of the service requires a personal user account and identification of the user. In employment relationships we need personal data to fulfill contractual and legal obligations.

Managing user data (Livion Key, RoomRobot ja Key Detector) Livion Key users may log into the service and see some of the data we have about them and possibly update the data. Withdraw your consent If we process personal data based on your consent, you can at anytime withdraw your consent by notifying us, for instance by contacting us using the contact details provided above. Access to data You have the right to have confirmed if we are processing your personal data and also to know what data we have about you. In addition, you have right to some supplemental information described in the law about the processing activities. Right to have errors corrected You have the right to request that we correct any inaccurate or outdated personal data we have about you. Right to prohibit direct marketing You have the right to request that your personal data is not processed for direct marketing purposes by contacting us using the contact details provided above. Right to object processing If we process your personal data based on public interest or our legitimate interest, you have the right to object processing of your data, to the extent that there is no such significant other reason that would override your rights or the processing is not necessary for handling legal claims. Please notice that in this situation we may not be able to serve you anymore. Right to restrict processing In certain situations you have the right to require that we restrict processing of your personal data. Right to data portability If we process your personal data based on your consent or fulfilling of a contract, you have the right to require transfer of the data you have provided to us to another services provider in a commonly used electronic format.

You can execute and use your rights by contacting us, for instance by using the contact details provided above. Remember also that we need to verify your identity. If you consider that the processing of your personal data is not lawful, you can always also make a notification to a supervising authority (tietosuojavaltuutettu).

We use cookies and third party applications on our website to provide the best possible user experience for our website visitors, analyze the use of our website, run our online software and services as well as for targeting content and advertising on our website or on third party channels, such as search engines and social media.

Cookies are small text files that are placed on a web user’s computer and are designed to hold a modest amount of data particular to a user and a website. Cookies give us information how users use our website. We may use cookies to develop our website and services, analyze website use as well as target and optimize marketing efforts. If you do not wish to receive cookies, you may set your web browser to disable them. This is done usually in the “settings” page of your website browser and selecting the “private browsing” mode or “incognito” option. You may also from time to time delete the cookies stored on your device. Please note that most browsers accept cookies automatically. If you disable cookies, you should understand that certain services at our website may not function correctly. Usually it is not possible to recognize a person or the user of the website from the data contained in cookies, but if you have previously registered as a user on our website or we otherwise have already personal data about you, the data from the cookies may be incorporated with such data. Therefore, sometimes data in the cookies may be considered as personal data.

When using our website, we may run third party applications and certain third party services providers may store cookies on your device for the purposes of website and marketing analytics and development as well as targeting of content and advertising. These may include services providers such as Youtube, Google Analytics, Facebook and other similar services providers and marketing networks. Some of these may be located outside the EU. More information about the cookie and privacy policies of these services providers can be found from their website. We are not responsible on their data processing practices.

We may make updates to this privacy policy when our operations change or develop. Also changes in law may make it necessary to update this privacy policy. The changes become valid once we have published them in the form of an updated privacy policy. Therefore, please visit this page and read this privacy policy from time to time.